Dans le cadre de la mise en œuvre du projet Dialogues citoyens Bénin 2, CFI, Agence française de développement médias, souhaite identifier un prestataire pour accueillir les ateliers de formation prévus et assurer la restauration des participants. Télécharger l’appel d’offres sur les sites www.cfi.fr et www.csidafrica.org

 

Appel à manifestions d’intérêt pour un « prestataire hôtelier pour l’organisation des activités d’un projet de coopération »

CAHIER DES CHARGES TECHNIQUES ET ADMINISTRATIVES

Objet Prestataire hôtelier pour l’organisation des activités du projet Dialogues citoyens Bénin 2
Lieu Bohicon – Bénin
Dates de mise en œuvre des prestations Avril 2019 – Mai 2020
Durée de la prestation 13 mois

 

Dans la perspective de la mise en œuvre du projet Dialogues citoyens Bénin 2, CFI, Agence française de développement médias, souhaite identifier un prestataire pour accueillir les ateliers de formation prévus dans le cadre du projet ; assurer l’hébergement des participants sur les lieux pendant toute la durée des ateliers et assurer la restauration du midi et les pauses cafés des participants.

I – TERMES DE REFERENCE

  • Contexte de la prestation : présentation du projet Dialogues citoyens Bénin 2

Dialogues citoyens Bénin 2 est un projet mené par CFI et cofinancé par la coopération allemande. A ce titre, le projet s’inscrit dans le cadre du Programme d’appui à la Décentralisation et au Développement Communal (PDDC) mis en œuvre par la GIZ. Le projet a pour objectif de renforcer les médias dans le traitement journalistique du Contrôle Citoyen de l’Action Publique (CCAP) et de la redevabilité.

Les bénéficiaires du projet sont le personnel (directeurs, rédacteurs en chef et chefs des programmes) de huit radios béninoises, des coordinateurs de CPC (Cellules de Participation Citoyenne) et les municipalités (maires, élus et chargés de communication).

La commune de Bohicon a été retenue comme la localité de tenue des formations du projet au regard de la proximité géographique avec la majorité des radios bénéficiaires du projet.

  • Description des opérations faisant l’objet du marché

Ce cahier des charges a pour objectif de définir les besoins logistiques de CFI pour 14 à 15 ateliers de formation. Tous les ateliers seront organisés entre avril 2019 et mai 2020.

La durée des ateliers de formation est comprise entre 6 et 12 jours. Exceptionnellement, cette durée pourra varier sans impacter significativement le volume global de la prestation.

Le nombre de participants par ateliers varie entre 8 et 30 participants. Le nombre moyen de participants par atelier est de 16.

  • Description des prestations attendues

Le prestataire retenu devra :

  1. Assurer l’hébergement des participants, des formateurs et de l’équipe projet

L’hébergement des participants, des formateurs et de l’équipe projet se fera en chambre simple et le petit déjeuner sera inclus.

  1. Fournir la salle de travail pour les ateliers

La salle de travail devra être équipée (vidéo projecteur, connexion internet wifi fiable et suffisamment rapide…) et adaptée au nombre de participants, au public visé et aux besoins de la formation.

  1. Restauration du midi et pauses cafés

A chaque atelier, un déjeuner sera proposé tous les jours dans une salle adaptée aux participants, aux formateurs et à l’équipe projet.

Deux pauses cafés seront proposés tous les jours aux heures convenues avec l’équipe de projet.

  1. Organiser les aspects logistiques relatifs à l’hébergement, à la salle, à la restauration et aux pauses cafés selon les informations communiquées par le CSID

Le CSID a été mandaté par CFI pour appuyer la coordination logistique du projet. Le CSID joue le rôle d’interface entre CFI et le prestataire.

Le prestataire adaptera et organisera chacune des prestations selon les demandes formulées par le CSID (préparation des salles etc…).

  • Conditions contractuelles

La collaboration entre CFI et le prestataire fera l’objet de la signature d’une convention de partenariat fixant les conditions générales de la collaboration pour toute la durée de la prestation, néanmoins les prestations feront l’objet de commandes activité par activité ou par regroupement d’activités, précisant les conditions spécifiques d’implémentation de l’activité et les attentes pour chacune d’entre elles.

Le CSID enverra en avance au prestataire une demande de devis en précisant le nombre de participants, la durée et toute précision utile à l’organisation de ladite activité. Le prestataire fournira au CSID un devis détaillant précisément les lignes de dépense (hébergement, déjeuners, pauses cafés et taxes éventuelles). Après approbation du devis, CFI versera une avance de 80% au prestataire au moyen d’un virement bancaire.

Le règlement des prestations sera réalisé à la fin de chaque activité au moyen d’un virement bancaire dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la facture.

Si les prestations fournies ne répondaient pas aux exigences convenues entre le prestataire, CFI et le CSID, CFI se réserve le droit de suspendre le partenariat.

 

II – REGLEMENT DE L’APPEL A MANIFESTATION D’INTERET

  • Condition d’envoi des offres

Les offres comprendront :

  • Une présentation de la structure candidate
  • Une proposition technique détaillant les prestations proposées (chambre, composition des repas et des pauses cafés, salle des ateliers)
  • Une proposition financière détaillant :
  • Le tarif unitaire d’une chambre pour l’hébergement des participants ;
  • Le tarif unitaire (par personne) du déjeuner ;
  • Le tarif unitaire (par personne) d’une pause-café.

Les prix seront exprimés TTC.

Le prix sera ferme pendant toute la durée du partenariat.

L’offre complète doit être envoyé par courriel au plus tard le 03 mai 2019 aux adresses suivantes : rdh@cfi.fr et csid03@gmail.com.

  • Jugement des offres

CFI et le CSID procéderont à l’examen des offres candidates au regard des critères et de leur pondération définis ci-après :

Critère Pondération
Attractivité de l’offre commerciale 50
Qualité des prestations : chambres pour l’hébergement des participants 25
Qualité des prestations : salle et restauration 25

 

La notation est effectuée sur un total de 100.

Les structures ayant obtenues les meilleures notes seront présélectionnées et feront l’objet d’une visite in situ par le CSID. C’est à l’issu de cette visite que le CSID proposera à CFI la structure qui répond le mieux aux besoins du projet et en tenant compte du rapport qualité/prix. Sur la base de la notation des offres et des observations formulées in situ par le CSID, CFI sélectionnera la structure hôtelière retenue à l’issu du présent appel à manifestation d’intérêts.

  • Phase de négociation

A l’issu de l’analyse initiale des offres, une phase de négociation pourra être ouverte avec certains soumissionnaire. La négociation pourra porter sur la quantité, le prix et la qualité de l’offre présentée. La phase de négociation sera réalisée par écrit (courriels) afin d’assurer la traçabilité des échanges.

  • Renseignement complémentaires

Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur réponse à l’offre, les candidats devront faire parvenir une demande écrite à l’adresse suivante : rdh@cfi.fr

 

 

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